بخش سازمان‌ها برای مدیریت کاربرانی استفاده می‌شود که متعلق به یک مجموعه یا سازمان مشخص هستند و قرار است از خدمات، فرم‌ها یا شرایط خرید اختصاصی همان سازمان استفاده کنند.

برای مثال، ممکن است پرسنل یک سازمان بتوانند از فرم‌های مشخصی استفاده کنند، از شرایط خرید قسطی سازمان بهره ببرند یا درخواست خرید آن‌ها پیش از پرداخت توسط کارشناسان معرفی‌شده از طرف سازمان بررسی شود.

برای اجرای این فرآیند ابتدا باید سازمان موردنظر را در سامانه ایجاد کنید، سپس در صورت نیاز واحدهای تأییدکننده و کارشناسان آن را تعریف کرده و در مرحله بعد کاربران سازمان را به آن متصل کنید.

در صورتی که قرار است اعضای سازمان از فرآیندهایی مانند خرید با کسر از حقوق استفاده کنند و درخواست‌های آن‌ها پیش از ادامه فرآیند توسط کارشناسان خود سازمان بررسی شود، باید واحدهای تأییدکننده را برای سازمان مشخص کنید.

برای هر سازمان امکان تعریف حداکثر پنج مرحله تأیید وجود دارد. تکمیل هر پنج مرحله الزامی نیست و در صورتی که سازمان به فرآیند تأیید نیاز نداشته باشد، می‌توانید این بخش‌ها را خالی بگذارید و ثبت سازمان را ادامه دهید.

برای مثال، فرض کنید برای سازمان آموزش و پرورش می‌خواهید درخواست‌های بیمه‌ای پرسنل ابتدا توسط واحد رفاهی و سپس توسط واحد مالی بررسی شوند.

• واحد رفاهی: نیاز به دو تأیید دارد.
• واحد مالی: نیاز به یک تأیید دارد.

در این ساختار، پس از ثبت درخواست توسط کاربر، ابتدا درخواست برای کارشناسان واحد رفاهی ارسال می‌شود و پس از تکمیل دو تأیید موردنیاز، درخواست به واحد مالی منتقل می‌شود تا یک کارشناس مالی آن را تأیید کند.

در مرحله بعد باید مشخص کنید پرسنل سازمان به چه فرم‌هایی دسترسی داشته باشند. فرم‌های موردنظر را می‌توانید در تنظیمات سازمان مشخص کنید.

اگر سازمان دارای فرم اختصاصی باشد، می‌توانید همان فرم را به سازمان متصل کنید. همچنین اگر قرار است پرسنل سازمان از فرم‌های عمومی موجود در سامانه یا یک رشته خاص استفاده کنند، می‌توانید فرم یا رشته موردنظر را انتخاب کنید.

اگر قرار است کاربران سازمان به تمام فرم‌های موجود در سامانه دسترسی داشته باشند، می‌توانید گزینه «تمام فرم‌ها» را فعال کنید.

با انتخاب گزینه «کارشناس سازمان» می‌توانید کارشناسان موردنیاز هر سازمان را ایجاد کنید.

اطلاعات موردنیاز برای ایجاد کارشناس شامل موارد زیر است:

در قسمت «سمت در سازمان» باید مشخص کنید کارشناس متعلق به کدام یک از واحدهای تأییدکننده سازمان است.

برای مثال، اگر در مرحله قبل واحدهای «رفاهی» و «مالی» را تعریف کرده باشید، هنگام ایجاد کارشناس می‌توانید مشخص کنید که این فرد متعلق به واحد رفاهی یا واحد مالی است.

بنابراین سمت انتخاب‌شده برای کارشناس باید با یکی از واحدهای تأییدکننده‌ای که برای سازمان تعریف کرده‌اید، مطابقت داشته باشد.

در قسمت «نوع مجوز» نوع فرآیندی را مشخص می‌کنید که کارشناس باید در آن درخواست‌ها را بررسی و تأیید کند.

• تعهد کسر از حقوق
• گواهی کسر از حقوق

در ادامه فرم، تاریخ مجاز فعالیت، آدرس، نام کاربری و کلمه عبور کارشناس را وارد کنید.

توجه داشته باشید که نام کاربری و کلمه عبوری که برای کارشناسان سازمان تعریف می‌کنید، برای ورود به بخش عادی ورود یا ثبت‌نام سایت استفاده نمی‌شود. کارشناسان سازمان دارای لینک اختصاصی ورود هستند.

اگر از فرآیند تأیید مربوط به تعهد یا گواهی کسر از حقوق استفاده می‌کنید، لینک اختصاصی ورود کارشناسان را از بخش پشتیبانی کاربلد دریافت کرده و در اختیار کارشناسان سازمان قرار دهید.

پس از ایجاد یک کارشناس، در صورت نیاز باید سایر کارشناسان موردنیاز واحدهای تأییدکننده را نیز تعریف کنید.

برای مثال، اگر واحد رفاهی سازمان به دو تأیید نیاز دارد و واحد مالی به یک تأیید، باید کارشناسان موردنیاز را مطابق همین ساختار در سامانه تعریف کنید تا درخواست‌ها بتوانند مراحل تأیید خود را طی کنند.

قابلیت ثبت‌نام گروهی زمانی کاربرد دارد که بخواهید تعداد زیادی کاربر را به‌صورت هم‌زمان در سامانه ثبت کنید؛ برای مثال ۱۰ نفر، ۱۰۰ نفر یا حتی تعداد بیشتری از پرسنل یک سازمان.

ابتدا از گزینه «دانلود نمونه فایل اکسل» استفاده کنید و فایل نمونه را دریافت نمایید. سپس اطلاعات کاربران را مطابق ساختار فایل تکمیل کنید.

اگر کاربرانی که قصد دارید از طریق فایل اکسل ثبت کنید، متعلق به یک سازمان مشخص هستند، باید کد رایانه سازمان را در فایل اکسل وارد کنید.

این کد هنگام ایجاد سازمان توسط سامانه اختصاص داده می‌شود و از اطلاعات همان سازمان قابل مشاهده است.

برای مثال، فرض کنید سازمان آموزش و پرورش را در سامانه ایجاد کرده‌اید و کد رایانه آن سازمان در اختیار شما قرار گرفته است. هنگام ثبت گروهی پرسنل آموزش و پرورش، همین کد را در ستون مربوط به سازمان فایل اکسل وارد می‌کنید.

سامانه با بررسی این کد تشخیص می‌دهد کاربرانی که از طریق فایل اکسل وارد شده‌اند، عضو کدام سازمان هستند و ارتباط آن‌ها با سازمان مربوطه برقرار می‌شود.

پس از تکمیل فایل اکسل، وارد بخش مدیریت کاربران شوید و گزینه «افزودن کاربر با فایل اکسل» را انتخاب کنید.

فایل تکمیل‌شده را وارد سامانه کنید تا کاربران به‌صورت گروهی ثبت شوند. اگر کد رایانه سازمان نیز برای کاربران وارد شده باشد، ارتباط کاربران با سازمان موردنظر نیز در فرآیند ثبت اطلاعات مشخص خواهد شد.

پس از ایجاد سازمان، تعریف واحدهای تأییدکننده، ایجاد کارشناسان و ثبت کاربران، فرآیند درخواست‌های سازمان می‌تواند مطابق ساختار تعریف‌شده انجام شود.

پس از ثبت درخواست توسط کاربر سازمان، در صورتی که برای سازمان فرآیند تأیید تعریف شده باشد، درخواست مطابق ترتیب واحدهای تأییدکننده برای کارشناسان مربوطه ارسال می‌شود.

برای مثال، اگر سازمان دارای دو مرحله تأیید باشد و مرحله اول مربوط به واحد رفاهی با دو تأیید و مرحله دوم مربوط به واحد مالی با یک تأیید باشد، درخواست ابتدا در اختیار کارشناسان واحد رفاهی قرار می‌گیرد.

پس از تکمیل تأییدهای موردنیاز واحد رفاهی، درخواست به مرحله بعد منتقل می‌شود و کارشناس واحد مالی نیز باید تأیید موردنیاز را انجام دهد.

کارشناس پس از ورود به پنل اختصاصی خود می‌تواند درخواست‌های ارجاع‌شده را مشاهده و بررسی کند.

پس از بررسی درخواست، کارشناس می‌تواند آن را تأیید یا رد کند.

در صورتی که درخواست تأیید نشود، ثبت توضیحات مربوط به دلیل عدم تأیید اهمیت زیادی دارد؛ زیرا ممکن است لازم باشد علت رد درخواست برای مشتری مشخص شود.

برای اجرای صحیح فرآیند خرید قسطی سازمان، سه بخش اصلی باید با یکدیگر هماهنگ باشند:

ابتدا سازمان و واحدهای تأییدکننده آن مشخص می‌شوند، سپس کارشناسان هر واحد ایجاد می‌شوند و در زمان ایجاد کارشناس، نوع مجوز متناسب با فرآیند قسطی انتخاب می‌شود.

در مرحله ساخت مدل قسط نیز باید همان نوع فرآیند انتخاب شود تا تنظیمات کارشناس و مدل قسط با یکدیگر هماهنگ باشند.