در سامانه کاربلد، مدیریت مطالبات بیمه‌نامه‌های اقساطی به مدیران کمک می‌کند وضعیت پرداخت‌ها، سررسید اقساط و تعهدات مالی مشتریان و سازمان‌های طرف قرارداد را پیگیری کنند. در این آموزش، با بخش‌های اقساط، چک‌ها و کسر از حقوق، نحوه بررسی وضعیت پرداخت‌ها، مشاهده اطلاعات چک‌ها، فیلتر کردن مطالبات سازمانی و دریافت گزارش اکسل آشنا می‌شوید تا بتوانید فرایند پیگیری و تسویه مطالبات را دقیق‌تر مدیریت کنید.
آموزش مشاهده و مدیریت مطالبات در سامانه کاربلد
در این آموزش با بخش مطالبات سامانه کاربلد آشنا می‌شوید و یاد می‌گیرید چگونه اقساط بیمه‌نامه‌ها، چک‌های دریافتی و مطالبات مربوط به کسر از حقوق را از پنل مدیریت بررسی کنید. همچنین نحوه مشاهده وضعیت پرداخت‌ها، پیگیری سررسیدها و دریافت گزارش‌های مالی را مرور خواهیم کرد.
۱. بخش مطالبات در سامانه کاربلد چیست؟
بخش مطالبات برای پیگیری مبالغی کاربرد دارد که در ارتباط با فروش بیمه‌نامه‌های اقساطی باید دریافت یا تسویه شوند. در این بخش، اطلاعات مربوط به تعهدات پرداخت، سررسیدها و وضعیت پرداخت هر مورد قابل بررسی است.
پس از ورود به پنل مدیریت و انتخاب منوی «مالی» و سپس «مطالبات»، سه بخش اصلی در اختیار شما قرار می‌گیرد:
سه بخش اصلی مطالبات
- اقساط: برای مشاهده و پیگیری اقساط تعریف‌شده برای بیمه‌نامه‌ها.
- چک‌ها: برای مشاهده اطلاعات و وضعیت اقساط ثبت‌شده در قالب چک.
- کسر از حقوق: برای مدیریت مطالبات مربوط به قراردادهای سازمانی و تسویه با شرکت‌ها.
هر یک از این بخش‌ها کاربرد مشخصی دارد و انتخاب بخش مناسب، به نوع قرارداد پرداخت و شیوه تسویه‌ای بستگی دارد که برای بیمه‌نامه در نظر گرفته شده است.
۲. مشاهده و پیگیری اقساط بیمه‌نامه‌ها
در بخش اقساط می‌توانید جزئیات پرداخت‌های زمان‌بندی‌شده بیمه‌نامه‌هایی را مشاهده کنید که به‌صورت اقساطی خریداری شده‌اند. این بخش برای بررسی مبلغ هر قسط، تاریخ سررسید و وضعیت پرداخت آن کاربرد دارد.
مسیر دسترسی: پنل مدیریت ← مالی ← مطالبات ← اقساط
۱
مشاهده فهرست اقساط
پس از ورود به بخش اقساط، می‌توانید اقساط تعریف‌شده برای بیمه‌نامه‌های مختلف را مشاهده کنید. هر بیمه‌نامه ممکن است بر اساس طرح پرداخت انتخاب‌شده، دارای چند قسط با مبلغ و تاریخ سررسید مشخص باشد.
۲
بررسی مبلغ و سررسید هر قسط
برای هر قسط می‌توانید مبلغ، تاریخ سررسید و وضعیت پرداخت را بررسی کنید. این اطلاعات مشخص می‌کنند کدام پرداخت انجام شده، کدام قسط هنوز پرداخت نشده و موعد پرداخت کدام اقساط فرا رسیده یا گذشته است.
۳
ثبت تأیید پرداخت توسط مدیر
در این بخش گزینه‌ای برای پرداخت یا تأیید پرداخت در نظر گرفته شده است. مدیر سیستم با استفاده از این گزینه می‌تواند پرداخت مربوط به قسط را ثبت یا تأیید کند. پیش از انجام این کار، لازم است از دریافت وجه و صحت اطلاعات پرداخت اطمینان حاصل شود.
مثال از اقساط یک بیمه‌نامه
فرض کنید یک بیمه‌نامه برای مشتری در پنج قسط تعریف شده است و مبلغ هر قسط ۵۰۵ هزار تومان است. در فهرست اقساط، هر پنج پرداخت با مبلغ و تاریخ سررسید مربوط به خود نمایش داده می‌شوند.
مدیر می‌تواند وضعیت هر قسط را جداگانه بررسی کند و مشخص کند کدام پرداخت انجام شده و کدام مورد همچنان در انتظار تسویه است.
نکته مهم: بخش اقساط فقط برای مدیر قابل مشاهده نیست. مشتری نیز می‌تواند شرح و وضعیت اقساط بیمه‌نامه خود را از پنل شخصی مشاهده کند. همچنین، در صورت تنظیم پیامک‌های یادآوری مربوط به اقساط، سامانه می‌تواند برای یادآوری سررسید به مشتری پیامک ارسال کند. مشتری نیز امکان پیگیری و پرداخت قسط از طریق وب‌سایت را خواهد داشت.
۳. مشاهده و پیگیری چک‌های ثبت‌شده
برخی طرح‌های پرداخت اقساطی به دریافت چک از مشتری نیاز دارند. در این شرایط، اطلاعات چک‌ها در بخش مربوط به چک‌های مطالبات ثبت می‌شود تا مدیر بتواند مبلغ، تاریخ و وضعیت هر مورد را بررسی کند.
مسیر دسترسی: پنل مدیریت ← مالی ← مطالبات ← چک‌ها
۱
بررسی تعداد و اطلاعات چک‌ها
تعداد چک‌های نمایش‌داده‌شده به اطلاعات ثبت‌شده برای طرح پرداخت بیمه‌نامه بستگی دارد. برای مثال، اگر طرح پرداخت در سامانه با چهار قسط و چهار چک تعریف شده باشد، اطلاعات چهار مورد در این بخش نمایش داده می‌شود.
۲
مشاهده مبلغ، تاریخ و وضعیت
در این بخش می‌توانید اطلاعات ثبت‌شده مربوط به مبلغ، تاریخ و وضعیت هر مورد را بررسی کنید. این اطلاعات به پیگیری تعهدات پرداخت و کنترل وضعیت مطالبات کمک می‌کنند.
۳
مشاهده تصویر چک بارگذاری‌شده
تصویر چک یا مدارک بارگذاری‌شده توسط مشتری در فهرست مطالبات نمایش داده نمی‌شود. برای مشاهده تصویر مدارک، باید بیمه‌نامه صادرشده را از بخش مربوط به بیمه‌نامه‌ها پیدا کنید و از قسمت جزئیات آن، تصاویر ثبت‌شده توسط کاربر را بررسی نمایید.
نکته مهم درباره چک ضمانت: ممکن است در یک قرارداد، مشتری اقساط را به‌صورت نقدی پرداخت کند اما یک چک صرفاً برای ضمانت نزد مجموعه قرار دهد. در چنین شرایطی، اطلاعات ثبت‌شده در بخش چک‌ها لزوماً به معنی تعداد چک‌های فیزیکی دریافت‌شده یا مبالغ درج‌شده روی آن‌ها نیست.
اگر چک صرفاً برای ضمانت دریافت شده است، تأیید پرداخت در بخش اقساط باید بر اساس دریافت واقعی وجه مربوط به همان قسط انجام شود؛ ثبت تأیید پرداخت به‌خودی‌خود به معنی وصول چک ضمانت نیست. همچنین، نحوه نگهداری و استرداد چک باید مطابق توافق و شرایط قرارداد انجام شود.
اگر چک صرفاً برای ضمانت دریافت شده است، تأیید پرداخت در بخش اقساط باید بر اساس دریافت واقعی وجه مربوط به همان قسط انجام شود؛ ثبت تأیید پرداخت به‌خودی‌خود به معنی وصول چک ضمانت نیست. همچنین، نحوه نگهداری و استرداد چک باید مطابق توافق و شرایط قرارداد انجام شود.
۴. مدیریت مطالبات کسر از حقوق
بخش کسر از حقوق برای مجموعه‌هایی کاربرد دارد که به‌صورت سازمانی با شرکت‌ها یا سازمان‌های دیگر همکاری می‌کنند. در این روش ممکن است بیمه‌نامه برای کارکنان یک سازمان صادر شود، اما پرداخت اقساط طبق قرارداد از طریق شرکت یا سازمان طرف قرارداد انجام گیرد.
مسیر دسترسی: پنل مدیریت ← مالی ← مطالبات ← کسر از حقوق
۱
مشاهده اقساط سازمانی
اقساط مربوط به قراردادهای کسر از حقوق در این بخش نمایش داده می‌شوند. تعداد اقساط و تاریخ سررسید آن‌ها بر اساس اطلاعات و شرایط پرداخت تعریف‌شده برای قرارداد محاسبه می‌شود.
۲
فیلتر اقساط بر اساس تاریخ
با استفاده از فیلترهای موجود می‌توانید اقساط مربوط به یک بازه زمانی مشخص، مانند ماه جاری، را جدا کنید. این کار به شما کمک می‌کند مبلغ مطالبات دوره موردنظر را بررسی و اطلاعات لازم را برای تسویه‌حساب با سازمان طرف قرارداد آماده کنید.
۳
دریافت گزارش اکسل
در بالای صفحه گزینه دانلود اکسل قرار دارد. با استفاده از این گزینه می‌توانید اطلاعات فهرست را برای بررسی، گزارش‌گیری و پیگیری تسویه‌حساب با شرکت یا سازمان دریافت کنید.
نکته: پیش از ارسال گزارش برای سازمان طرف قرارداد، بازه زمانی، وضعیت اقساط و اطلاعات ثبت‌شده را بررسی کنید تا گزارش با دوره موردنظر برای تسویه‌حساب مطابقت داشته باشد.
۵. تفاوت اقساط، چک‌ها و کسر از حقوق
هر سه بخش برای پیگیری مطالبات کاربرد دارند، اما نوع اطلاعات و شیوه استفاده از آن‌ها متفاوت است. جدول زیر به انتخاب بخش مناسب برای هر نیاز کمک می‌کند.
| بخش | کاربرد اصلی | اطلاعات قابل بررسی |
|---|---|---|
| اقساط | پیگیری پرداخت‌های زمان‌بندی‌شده مشتری | مبلغ قسط، سررسید و وضعیت پرداخت |
| چک‌ها | پیگیری اطلاعات اقساط ثبت‌شده در قالب چک | مبلغ، تاریخ و وضعیت اطلاعات ثبت‌شده |
| کسر از حقوق | مدیریت مطالبات قراردادهای سازمانی | اقساط سازمانی، تاریخ‌ها، فیلترها و گزارش اکسل |
۶. نکات مهم هنگام بررسی مطالبات
- پیش از تأیید پرداخت، از دریافت واقعی وجه اطمینان حاصل کنید.
- برای پیگیری اقساط، مبلغ و تاریخ سررسید هر مورد را جداگانه بررسی کنید.
- برای مشاهده تصاویر چک و مدارک بارگذاری‌شده، به جزئیات بیمه‌نامه مراجعه کنید.
- در قراردادهای کسر از حقوق، گزارش را بر اساس بازه زمانی موردنظر فیلتر کنید.
- هنگام بررسی چک ضمانت، اطلاعات ثبت‌شده در سامانه را با وضعیت واقعی پرداخت و توافق طرفین تطبیق دهید.
- برای پیگیری مطالبات سازمانی، گزارش اکسل را با اطلاعات قرارداد و دوره تسویه‌حساب مطابقت دهید.
جمع‌بندی
بخش مطالبات سامانه کاربلد از سه قسمت اقساط، چک‌ها و کسر از حقوق تشکیل شده است. از بخش اقساط برای پیگیری پرداخت‌های مشتریان، از بخش چک‌ها برای بررسی اطلاعات چک‌های ثبت‌شده و از بخش کسر از حقوق برای مدیریت مطالبات قراردادهای سازمانی استفاده می‌شود.
آشنایی با کاربرد هر بخش به مدیر کمک می‌کند وضعیت پرداخت‌ها و سررسیدها را دقیق‌تر بررسی کند، گزارش‌های موردنیاز را تهیه کند و هنگام پیگیری مطالبات، اطلاعات مرتبط را سریع‌تر در اختیار داشته باشد.